OGÓLNE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG LOGISTYCZNYCH
GENERAL CONDITIONS FOR THE PROVISION OF LOGISTICS SERVICES
HSF E-COMMERCE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gołuskach (62-070), ul. Szkolna 58, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000688977, posiadająca NIP: 7811950851, REGON: 367902215, kapitał zakładowy w wysokości 52 600,00 zł (dalej: „HSF”) zawiera ze Zleceniodawcą umowę ramową o świadczenie usług logistycznych (dalej: „Umowa”) na warunkach przedstawionych w niniejszych Ogólnych Warunkach Świadczenia Usług Logistycznych (dalej: „OWŚUL”)
§ 1 [Definicje]
1. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych przypadających w tym okresie;
2. Magazyn – magazyn prowadzony przez HSF, w którym świadczone są Usługi Logistyczne;
3. Strona Internetowa HSF - https://www.hsf-ecommerce.com/ ;
4. Towary – towary będące przedmiotem Usług Logistycznych;
5. Usługi Logistyczne – świadczone przez HSF usługi polegające na: 1) przechowywaniu towarów w magazynach, w tym zarządzanie zapasami, organizacja przestrzeni, oraz monitorowanie stanów magazynowych; 2) przewozie towarów pomiędzy różnymi lokalizacjami, zarówno krajowy, jak i międzynarodowy; 3) koordynacji wszystkich elementów procesu dostawy, od zamówienia po dostarczenie towarów, w tym planowanie, kontrola zapasów, dystrybucja i zarządzanie relacjami z dostawcami; 4) organizacji i nadzorze nad dostawą produktów, w tym zarządzanie terminowością dostaw, optymalizacja tras i kontrolą jakości dostarczanych towarów; 5) w przypadku transportu międzynarodowego, zarządzanie formalnościami celnymi, w tym dokumentacja, odprawa celna i płatności związane z importem i eksportem; 6) pakowanie, etykietowanie, montaż, kontrola jakości, oraz zarządzanie zwrotami.
6. Zlecenie – każda dyspozycja dotycząca określonego, jednorazowego lub stałego, postępowania z Towarami, a także inna dyspozycja składana HSF przez Zleceniodawcę na zasadach określonych w OWŚUL,
7. Zleceniodawca – przedsiębiorca, który zawiera Umowę z HSF.
8. WMS – system magazynowy służący do obsługi zleceń Klientów oraz kontroli stanów magazynowych.
§ 2 [Postanowienia ogólne]
1. HSF świadczy na rzecz Zleceniodawcy Usługi Logistyczne w odniesieniu do Towarów stanowiących własność Zleceniodawcy lub wskazanych przez Zleceniodawcę.
2. Na podstawie odrębnej umowy, HSF może świadczyć na rzecz Zleceniodawcy dodatkowe usługi, które wykraczają poza zakres Usług Logistycznych.
§ 3 [Zlecenie świadczenia Usług Logistycznych]
1. Zlecenie realizacji poszczególnej Usługi Logistycznej odbywa się poprzez uzupełnienie formularza uzyskanego od HSF i umieszczenie go na serwerach systemu WMS. Zlecenia mogą być składane całodobowo, przy czym ich realizacja następuje w Dni Robocze. Zlecenia złożone po godzinie 11:00 będą uznawane za dostarczone kolejnego Dnia Roboczego.
2. Każdorazowo przy zleceniu Usługi Logistycznej, Zleceniodawca zobowiązany jest do przekazania wszystkich niezbędnych danych charakteryzujących Towary, które są wymagane do prawidłowego wykonania Usługi Logistycznej, wraz z indywidualnym, unikalnym oznaczeniem zlecenia. Strony uzgadniają termin realizacji usługi, charakter świadczenia danej Usługi Logistycznej, jej czas trwania oraz wysokość wynagrodzenia.
3. HSF zobowiązuje się do potwierdzenia przyjęcia Zlecenia w terminie 1 Dnia Roboczego od daty jego otrzymania. Brak potwierdzenia przyjęcia Zlecenia w wyznaczonym terminie nie oznacza jego automatycznej akceptacji.
4. W ramach każdego Zlecenia Strony ustalają szczegółową procedurę współpracy dotyczącą realizacji Usługi Logistycznej.
5. HSF zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zlecenia w przypadku, gdy przekazane przez Zleceniodawcę dane są niekompletne bądź nieprecyzyjne. W takim przypadku Zleceniodawca zostanie niezwłocznie poinformowany o konieczności uzupełnienia lub korekty Zlecenia.
6. Realizacja Zlecenia rozpoczyna się po jego akceptacji przez HSF, a terminy realizacji Usługi Logistycznej biegną od dnia potwierdzenia przyjęcia Zlecenia do realizacji.
§ 4 [Zasady Świadczenia Usług Logistycznych]
1. HSF świadczy Usługi Logistyczne na podstawie otrzymanych Zleceń, zgodnie z postanowieniami OWŚUL oraz ustaloną pomiędzy Stronami szczegółową procedurą współpracy.
2. Zleceniodawca zobowiązany jest do przekazania HSF wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem, które umożliwią prawidłowe i terminowe wykonanie Usług Logistycznych. Wszelkie braki lub opóźnienia w dostarczeniu tych informacji mogą skutkować opóźnieniem realizacji usług, za co HSF nie ponosi odpowiedzialności.
3. HSF ma prawo powierzyć realizację całości lub części Usług Logistycznych podwykonawcom. HSF ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zleceniodawcy za wszelkie działania i zaniechania podwykonawców, tak jak za własne.
4. HSF realizuje Usługi Logistyczne w Dni Robocze, zgodnie z obowiązującymi godzinami pracy Magazynu i realizacji Zleceń.
5. HSF zastrzega sobie prawo do odmowy wykonania Usług Logistycznych bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności lub negatywnych konsekwencji względem Zleceniodawcy w następujących przypadkach:
1) jeśli Towary, które mają zostać lub zostały już wprowadzone do Magazynu, nie spełniają wymagań określonych w OWŚUL;
2) jeśli Zleceniodawca nie przedstawił szczegółowej charakterystyki Towarów zgodnie z wymaganiami OWŚUL;
3) jeśli Zlecenie jest niezgodne z postanowieniami OWŚUL.
6. W przypadku odmowy wykonania Usług Logistycznych, HSF zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić Zleceniodawcę o odmowie oraz wskazać przyczynę takiej decyzji. HSF dołoży wszelkich starań, aby zapewnić alternatywne rozwiązania, które mogą umożliwić realizację Usług Logistycznych, jednakże w zakresie i na warunkach możliwych do akceptacji przez obie Strony.
7. W przypadku opóźnienie się Zleceniodawcy w zapłacie całości lub części wynagrodzenia lub innej należności przysługującej HSF, HSF jest uprawniony – niezależnie od prawa do naliczania właściwych odsetek i innych uprawnień wynikających z obowiązujących przepisów – do odmowy świadczenia Usług Logistycznych, aż do czasu uregulowania przez Zleceniodawcę całego zaległego wynagrodzenia. W takim przypadku HSF jest uprawniona do przeniesienia towaru Zleceniodawcy do odrębnej części magazynu (tj. nie przeznaczonej dla towaru rotującego) oraz obciążenia Zleceniodawcy odrębną stawką z tego tytułu.
§ 5 [Towary]
1. Zleceniodawca zobowiązuje się, że Towary, które będą przedmiotem Usług Logistycznych:
1) będą spełniały kryteria i wymagania określone w ramach złożonego Zlecenia;
2) nie będą stanowiły zagrożenia dla Magazynu lub towarów innych klientów HSF składowanych w Magazynie, w szczególności będą wolne od szkodników, nie będą wydzielać intensywnych zapachów oraz będą zabezpieczone w sposób umożliwiający ich bezpieczne składowanie i obsługę w Magazynie. HSF nie świadczy usług w odniesieniu do towarów uznawanych za niebezpieczne (ADR) w rozumieniu Umowy Europejskiej dotyczącej Międzynarodowego Przewozu Drogowego Towarów Niebezpiecznych z dnia 30 września 1957 r.
3) będą spełniać wszystkie wymagania wynikające z przepisów prawa polskiego oraz Unii Europejskiej, w szczególności w zakresie prawa żywnościowego, posiadania oznaczeń, certyfikatów oraz dokonania zgłoszeń lub rejestracji we właściwych organach lub rejestrach, niezbędne do wprowadzenia ich do obrotu na terytorium Unii Europejskiej, w tym Polski.
2. HSF nie dokonuje w momencie przyjęcia do Magazynu kontroli Towarów pod kątem spełniania przez nie wymagań określonych w ust. 1 powyżej; weryfikacja Towaru opiera się na sprawdzeniu prawidłowości dokumentacji oraz oznaczeń produktów
3. Zleceniodawca zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania HSF w przypadku, gdy Towary, które mają zostać lub zostały już wprowadzone do Magazynu, nie spełniają wymagań określonych w ust. 1 powyżej, w szczególności, choć nie wyłącznie, wskutek przekroczenia maksymalnych ilości Towarów w stosunku do wielkości określonych w Zleceniu lub wprowadzenia do Magazynu Towarów, które zgodnie z OWŚUL nie mogą być w Magazynie składowane. W przypadku, o którym mowa powyżej, Zleceniodawca zobowiązany jest przedstawić HSF szczegółową charakterystykę Towarów.
4. W przypadku, gdy Towary nie spełniają wymagań określonych w ust. 1 powyżej lub gdy Zleceniodawca nie przedstawił HSF szczegółowej charakterystyki Towarów, HSF może:
1) wezwać Zleceniodawcę do odebrania w wyznaczonym terminie wszystkich znajdujących się w Magazynie Towarów;
2) przenieść Towary do innego magazynu na wyłączny koszt i ryzyko Zleceniodawcy.
§ 6 [Odpowiedzialność]
1. O ile OWŚUL nie stanowi inaczej, oraz z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, odpowiedzialność HSF względem Zleceniodawcy ogranicza się wyłącznie do rzeczywistej straty poniesionej bezpośrednio na skutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania OWŚUL przez HSF.
2. HSF ponosi odpowiedzialność za Towary od momentu ich przyjęcia do Magazynu do chwili wydania z Magazynu zgodnie ze Zleceniem. Odpowiedzialność obejmuje szkody wynikłe z utraty, ubytku lub uszkodzenia Towarów.
3. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, HSF nie ponosi odpowiedzialności za szkody:
1) jeżeli nie mógł zapobiec ich powstaniu, mimo dochowania należytej staranności,
2) wynikające z okoliczności, które leżą po stronie Zleceniodawcy lub osoby trzeciej, za którą HSF nie odpowiada, nawet jeśli okoliczności te były niezawinione,
3) wynikające z należytego wykonania Zleceń,
4) wynikające z naturalnych właściwości Towaru lub jego wad,
5) dotyczące braku lub uszkodzenia Towaru wewnątrz nienaruszonej jednostki logistycznej (np. oryginalnie ofoliowanej Palety), jak również gdy ubytki Towarów nie przekraczają dopuszczalnej granicy 0,02% wolumenu,
6) związane z utraconymi korzyściami, niezrealizowanymi zyskami, nieosiągniętymi oszczędnościami, zapłaconymi karami umownymi oraz innymi pośrednimi stratami,
7) wynikające z działania siły wyższej,
8) wynikające z nieprawidłowych lub niekompletnych informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę, w tym błędnych danych dotyczących Towaru lub warunków jego przechowywania.
4. Wysokość odszkodowania należnego Zleceniodawcy za szkody w Towarze powstałe podczas składowania, za które HSF odpowiada, jest ustalana na podstawie wartości odtworzeniowej Towaru, rozumianej jako koszt jego wytworzenia lub nabycia (netto).
5. Zleceniodawca zobowiązany jest, na żądanie HSF, do zwolnienia HSF oraz jego pracowników i przedstawicieli z wszelkiej odpowiedzialności wobec osób trzecich, jak również do zwrotu wszelkich udokumentowanych szkód, kosztów i wydatków poniesionych przez HSF w związku z roszczeniami osób trzecich, powstałych bezpośrednio lub pośrednio wskutek niewykonania bądź nienależytego wykonania przez Zleceniodawcę zobowiązań wynikających z OWŚUL. Zleceniodawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie udokumentowane koszty odszkodowań wypłaconych przez HSF na rzecz osób trzecich w związku ze zniszczeniem, uszkodzeniem lub utylizacją Towarów należących do tych osób, a także wszelkie udokumentowane straty, koszty i wydatki związane z uszkodzeniem Magazynu lub innego mienia HSF, jeżeli te straty, koszty i wydatki były wynikiem niewykonania bądź nienależytego wykonania przez Zleceniodawcę zobowiązań określonych w OWŚUL.
6. Zleceniodawca zobowiązany jest do niezwłocznego zgłoszenia wszelkich szkód w Towarach, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym szkoda została odkryta lub mogła zostać odkryta. Brak zgłoszenia w tym terminie skutkuje utratą prawa do roszczeń względem HSF w zakresie danej szkody.
7. HSF nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji Zleceń wynikające z okoliczności, na które nie ma wpływu, w tym między innymi: korki drogowe, awarie infrastruktury, przestoje w transporcie zewnętrznym, blokady lub inne wydarzenia poza kontrolą HSF.
§ 7 [Ubezpieczenie]
1. Ubezpieczenie Towarów oraz wszelkiego innego mienia Zleceniodawcy od ryzyk związanych ze zdarzeniami losowymi, takimi jak pożar, uderzenie pioruna, eksplozja, zalanie, powódź, upadek statku powietrznego i inne, pozostaje odpowiedzialnością HSF na warunkach wskazanych w polisie ubezpieczeniowej. Zleceniodawca uprawniony jest do objęcia Towarów dodatkowym ubezpieczeniem jeśli uzna to za zasadne.
2. HSF oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej związane ze świadczeniem Usług Logistycznych. Zobowiązuje się do utrzymywania tej ochrony ubezpieczeniowej przez cały okres obowiązywania OWŚUL. Na pisemne żądanie Zleceniodawcy, HSF dostarczy dokumenty potwierdzające istnienie odpowiedniej ochrony ubezpieczeniowej.
§ 8 [Reklamacje]
1. W przypadku stwierdzenia wad, niezgodności lub innych problemów związanych ze świadczeniem Usługi Logistycznej, Zleceniodawca może dokonać zgłoszenia reklamacji na piśmie, niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni od daty wykrycia wady.
2. Reklamacje należy kierować na adres e-mail: outbound@hsf-ecommerce.com lub na adres siedziby HSF.
3. Reklamacja powinna zawierać: a) oznaczenie Zlecenia, którego reklamacja dotyczy b) szczegółowy opis wady lub niezgodności; c) dowody potwierdzające zgłoszenie reklamacji przez odbiorcę Towaru, przy czym uwagi odnośnie do stanu lub braków Towaru powinny pod rygorem późniejszego nieuznania reklamacji zostać wpisane do protokołu odbioru stanowiącego część dokumentacji transportowej lub dokumentu o podobnym charakterze d) żądania Zleceniodawcy dotyczące sposobu rozwiązania problemu.
4. HSF zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 30 dni od daty jej otrzymania.
5. W przypadku konieczności dodatkowych wyjaśnień lub informacji, HSF poinformuje Zleceniodawcę o przedłużeniu terminu rozpatrzenia reklamacji o kolejne 14 dni.
6. W przypadku uznania reklamacji, Zleceniodawcy wystawiona zostanie przez HSF nota uznaniowa.
7. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji, HSF poinformuje Zleceniodawcę o przyczynach jej nieuwzględnienia na piśmie.
8. Reklamacje nie będą przyjmowane w przypadku upływu terminu do zgłoszenia reklamacji określonego w ust. 1 powyżej.
9. Zleceniodawca nie ma prawa obciążać HSF jakimikolwiek należnościami przed złożeniem reklamacji oraz przez jej rozpoznaniem.
10. Złożenie reklamacji nie wstrzymuje terminu płatności wynagrodzenia z tytuły świadczonych Usług Logistycznych, w tym Usługi Logistycznej, której dotyczy reklamacja.
§ 9 [Zakaz cesji oraz potrąceń]
1. Zleceniodawca nie może bez zgody HSF przelać swoich praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią.
2. Zleceniodawca nie jest uprawniony do potrącania HSF jakichkolwiek wierzytelności przysługujących Zleceniodawcy wobec HSF – bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody HSF.
§ 10 [Rozwiązanie Umowy]
1. HSF uprawniony jest do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:
1) Zleceniodawca opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia na rzecz HSF przez co najmniej 30 dni, w takim przypadku w braku niezwłocznego odbioru Towaru od otrzymania oświadczenia o rozwiązaniu Umowy zastosowanie mają stawki określone w § 4 ust.7.
2) Zleceniodawca narusza postanowienia OWŚUL.
2. W przypadku wypowiedzenia lub wygaśnięcia Umowy Zleceniodawca zobowiązany jest do odebrania wszystkich Towarów znajdujących się w Magazynie:
1) w dniu rozwiązania Umowy – w przypadku gdy do rozwiązania Umowy doszło z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
2) w terminie 5 Dni Roboczych od dnia rozwiązania Umowy – w przypadku gdy do rozwiązania Umowy doszło bez zachowania okresu wypowiedzenia.
3. W razie opóźnienia w odbiorze Towaru, o którym mowa w ust. 2 powyżej, HSF będzie uprawniony do obciążenia Zleceniodawcy dodatkową opłatą z tytułu składowania zgodnie z § 4 ust. 7.
4. Jeżeli opóźnienie w odbiorze Towarów przekroczy 90 dni, Towary znajdujące się w Magazynie HSF zostaną uznane za porzucone przez Zleceniodawcę z zamiarem wyzbycia się ich własności. Wówczas HSF będzie uprawniony do zadysponowania Towarami, w szczególności poprzez ich likwidację (utylizację) lub sprzedaż. Zleceniodawca ponosi koszty zadysponowania Towarami przez HSF, które nie zostaną pokryte należnościami uzyskanymi przez HSF z tego tytułu oraz zwalnia HSF z wszelkiej odpowiedzialności z tytułu wykonania przez HSF uprawnienia do zadysponowania Towarami.
§ 11 [Poufność]
1. Zleceniodawca zobowiązuje się do zachowania w bezwzględnej tajemnicy wszystkich warunków, przedmiotu, treści, sposobu wykonywania Umowy, informacje biznesowe, finansowe, techniczne, operacyjne oraz niepubliczne informacje o podobnym charakterze, a także wszelkie inne informacje przekazane przez HSF w ramach Umowy.
2. Ujawnienie treści Umowy osobom lub podmiotom trzecim jest możliwe tylko w sytuacji, gdy ze względu na szczególne okoliczności będzie to konieczne, jednakże tylko w niezbędnym zakresie. Zastrzeżenie to nie dotyczy sytuacji, w których uprawnione organy państwowe będą żądać od Zleceniodawcy przedłożenia informacji lub dokumentów w materii i zakresie określonym w przepisach prawa powszechnego.
3. Postanowienia powyższe obowiązują również podmioty trzecie, jeżeli na zlecenie Zleceniodawcy będą wykonywały jakąkolwiek cześć Umowy.
4. Zleceniodawca zobowiązuje się zachować w bezwzględnej tajemnicy i nie przekazywać ani nie ujawniać bez zgody HSF informacji poufnych uzyskanych w czasie realizacji Umowy, a w szczególności tajemnic handlowych i tajemnic przedsiębiorstwa HSF. Zleceniodawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody poniesione przez HSF, jeżeli powstaną one w skutek niezachowania poufności przez Zleceniodawcę lub też wskutek udostępniania tych informacji osobom trzecim przez Zleceniodawcę.
5. Zleceniodawca będzie wykorzystywać Informacje wyłącznie w związku z jego relacjami z HSF dotyczącymi Umowy i w żaden sposób nie będzie czynić innego użytku z tego rodzaju informacji w całości ani w części. W szczególności Zleceniodawca nie będzie wykorzystywać, ani też powodować wykorzystywania jakichkolwiek informacji w trakcie bądź w związku z jakimikolwiek innymi sprawami handlowymi, ani też innymi relacjami z jakąkolwiek osobą fizyczną lub prawną bądź jednostką.
6. Obowiązki, o których mowa powyżej, ciążą na Zleceniodawcy przez cały okres obowiązywania Umowy oraz po jej zakończeniu przez 5 lat.
§ 12 [Przesyłanie faktur w formie elektronicznej]
1. Zleceniodawca wyraża zgodę na przesyłanie faktur i ich korekt oraz not obciążeniowych w formie elektronicznej przez HSF na adres e-mail wskazany w treści Umowy.
2. Zleceniodawca zobowiązuje się przyjmować faktury, o których mowa w ust. 1 powyżej w formie papierowej, w przypadku, gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwiają przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
3. Zleceniodawca oświadcza że ma świadomość, że oświadczenie o akceptacji faktur przesyłanych drogą elektroniczną może zostać wycofane, w następstwie czego, HSF traci prawo do przesyłania faktur Zleceniodawcy drogą elektroniczną, począwszy od dnia następnego po dniu otrzymania powiadomienia o wycofaniu akceptacji. Cofnięcie akceptacji może nastąpić tylko w formie pisemnej – listem poleconym na adres HSF.
§ 13 [Ochrona Danych Osobowych]
1. Dane osobowe pracowników i innych przedstawicieli stron ujawnione drugiej stronie w związku z zawarciem Umowy i wykonywaniem poszczególnych Usług Logistycznych będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z Umowy oraz OWŚUL. Jeżeli w trakcie świadczenia Usług Logistycznych Zleceniodawca będzie powierzał HSF przetwarzanie danych osobowych zostanie zawarta pomiędzy stronami umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.
2. Strony zapewniają, że uzyskały dane osobowe przekazywane drugiej stronie zgodnie z prawem oraz, że są uprawnione do przekazywania danych osobowych w takim zakresie w jakim jest to konieczne dla wykonywania Umowy oraz realizacji poszczególnych Usług Logistycznych.
3. HSF oświadcza, że szczegółowe informacje w zakresie przetwarzania przez niego danych osobowych są dostępne w Polityce Prywatności dostępnej na stronie: https://www.hsf-ecommerce.com/datenschutz
§ 14 [Siła wyższa]
1. W rozumieniu niniejszych OWŚUL, „siła wyższa” oznacza zdarzenie, na które żadna ze stron nie ma wpływu i którego nie mogła racjonalnie przewidzieć ani zapobiec. Zalicza się do nich m.in.: strajki, lokauty, pożary, zalania, klęski żywiołowe, takie jak trzęsienia ziemi, osunięcia ziemi, gwałtowne zjawiska atmosferyczne (huragany, burze), warunki pogodowe uniemożliwiające realizację Usług Logistycznych, wojny, zamieszki, ataki hakerskie, działania organów władzy publicznej prowadzące do nacjonalizacji, wywłaszczenia, zniszczenia lub uszkodzenia mienia Stron, uniemożliwienie prowadzenia działalności gospodarczej, zmiany przepisów prawa, orzeczenia sądowe, embarga, sankcje międzynarodowe, a także przerwy lub ograniczenia w dostawie a mediów (energia elektryczna, woda, gaz, usługi telekomunikacyjne).
2. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z OWŚUL, ani za opóźnienie w ich realizacji, jeśli takie niewykonanie, nienależyte wykonanie lub opóźnienie wynika bezpośrednio z wystąpienia zdarzenia siły wyższej, pod warunkiem, że:
1) Strona powołująca się na siłę wyższą nie mogła zapobiec skutkom zdarzenia, podejmując odpowiednie środki zaradcze, mając na uwadze wszystkie znane lub przewidywalne okoliczności przed wystąpieniem tego zdarzenia,
2) Strona ta podjęła wszelkie możliwe działania w celu minimalizacji skutków siły wyższej i, na ile to praktycznie możliwe, starała się wykonać swoje zobowiązania wynikające z OWŚUL.
3) Strona, która powołuje się na siłę wyższą, zobowiązana jest niezwłocznie poinformować drugą Stronę o zaistniałym zdarzeniu, jego charakterze i przewidywanym wpływie na realizację zobowiązań.
4) 3. Jeśli stan siły wyższej przekracza 30 dni, HSF jest uprawniona do rozwiązania Umowy zgodnie z § 10.
§ 15 [Postanowienia końcowe]
1. Wszelkie spory powstałe na gruncie Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny w Poznaniu.
2. W sprawach nieuregulowanych w Umowie oraz niniejszych OWŚUL mają zastosowanie przepisy polskiego prawa powszechnie obowiązującego w tym w szczególności Kodeksu cywilnego.
3. Wszelkie uzupełnienia, zmiany lub wypowiedzenie Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. OWŚUL została sporządzona w polskiej oraz angielskiej wersji językowej. W przypadku rozbieżności pomiędzy obiema wersjami językowymi rozstrzygająca będzie wersja polska.
5. W przypadku gdyby którekolwiek z postanowień niniejszych OWŚUL okazało się nieważne pozostaje to bez wpływu na pozostałą część OWŚUL.
6. Zleceniodawca zobowiązuje się informować HSF o każdej zmianie swojego adresu do korespondencji. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku korespondencja wysyłana na ostatni znany adres będzie traktowana jako prawidłowo doręczona.
7. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami Umowy a OWŚUL zastosowanie mają postanowienia Umowy.
8. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do zmiany OWŚUL, w tym uchylenia lub zastąpienia ich nowymi warunkami, według własnego uznania. Zmiany te będą publikowane z wyprzedzeniem na Stronie Internetowej Zleceniobiorcy lub w inny sposób. Zleceniodawca zobowiązany jest regularnie sprawdzać aktualną treść OWŚUL na stronie internetowej.
9. Zmiany OWŚUL wchodzą w życie po 14 dniach od ich opublikowania, chyba że HSF określi późniejszy termin. Zgoda Zleceniodawcy nie jest wymagana, a zmienione OWŚUL obowiązują wszystkie Umowy Logistyczne, także te zawarte przed zmianą. Zleceniodawca ma prawo rozwiązać Umowę Logistyczną z 14-dniowym okresem wypowiedzenia, przy czym do tego czasu obowiązują dotychczasowe OWŚUL. Możliwość wypowiedzenia umowy przysługuje Zleceniodawcy do momentu wejścia w życie nowych OWŚUL.
10. OWŚUL są dostępne na Stronie Internetowej HSF.
11. OWŚUL obowiązują od 01 kwietnia 2025 roku.
HSF E-COMMERCE limited liability company with its registered office in Gołuski (62-070), ul. Szkolna 58, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register under the KRS number: 0000688977, NIP: 7811950851, REGON: 367902215, share capital of PLN 52,600.00 (hereinafter referred to as: " HSF ") concludes a framework agreement for the provision of logistics services with the Client (hereinafter referred to as: " Agreement ") on the terms and conditions set out in these General Terms and Conditions for the Provision of Logistics Services (hereinafter referred to as: " GTCPLS ")
§ 1 [Definitions]
1. Working Days – days from Monday to Friday, excluding statutory holidays falling during this period;
2. Warehouse – a warehouse run by HSF in which Logistics Services are provided;
3. HSF Website - https://www.hsf-ecommerce.com/ ;
4. Goods – goods that are the subject of Logistics Services;
5. Logistics Services – services provided by HSF consisting of: 1) storing goods in warehouses, including inventory management, space organization, and monitoring stock levels; 2) transport of goods between different locations, both domestic and international; 3) coordination of all elements of the delivery process, from order to delivery of goods, including planning, inventory control, distribution and supplier relationship management; 4) organization and supervision of product delivery, including timely delivery management, route optimization and quality control of delivered goods; 5) in the case of international transport, management of customs formalities, including documentation, customs clearance and payments related to import and export; 6) packaging, labeling, assembly, quality control, and returns management.
6. Order – any instruction concerning a specific, one-off or permanent procedure for handling Goods, as well as any other instruction submitted to HSF by the Ordering Party under the terms and conditions specified in the GTCPLS,
7. Client – an entrepreneur who concludes an Agreement with HSF.
8. WMS – a warehouse system used to process Client orders and control inventory levels.
§ 2 [General provisions]
1. HSF provides Logistics Services to the Client in relation to Goods that are the property of the Client or indicated by the Client.
2. Pursuant to a separate agreement, HSF may provide the Client with additional services that go beyond the scope of Logistics Services.
§ 3 [Order for the provision of Logistics Services]
1. The order for the implementation of a specific Logistics Service is made by filling in the form obtained from HSF and placing it on the WMS system servers. Orders can be placed 24 hours a day, and their implementation takes place on Working Days. Orders placed after 11:00 will be considered delivered on the next Working Day.
2. Each time when ordering a Logistics Service, the Client is obliged to provide all necessary data characterizing the Goods, which are required for the correct performance of the Logistics Service, along with an individual, unique designation of the order. The Parties agree on the date of service performance, the nature of the provision of a given Logistics Service, its duration and the amount of remuneration.
3. HSF undertakes to confirm the acceptance of the Order within 1 Working Day from the date of its receipt. Failure to confirm the acceptance of the Order within the specified time does not mean its automatic acceptance.
4. Within each Order, the Parties establish a detailed co-operation procedure regarding the implementation of the Logistics Service.
5. HSF reserves the right to refuse to accept an Order if the data provided by the Client is incomplete or imprecise. In such a case, the Client will be immediately informed of the need to supplement or correct the Order.
6. The execution of the Order begins after its acceptance by HSF, and the deadlines for the performance of the Logistics Service run from the date of confirmation of acceptance of the Order for execution.
§ 4 [Principles of Providing Logistics Services]
1. HSF provides Logistics Services based on the Orders received, in accordance with the provisions of the General Terms and Conditions of Use of the Civil Code and the detailed co-operation procedure agreed between the Parties.
2. The Client is obliged to provide HSF with all necessary information and documents in due time, which will enable the correct and timely performance of the Logistics Services. Any deficiencies or delays in providing this information may result in a delay in the performance of the services, for which HSF shall not be liable.
3. HSF has the right to entrust the implementation of all or part of the Logistics Services to subcontractors. HSF is fully liable to the Client for all actions and omissions of subcontractors, as for its own.
4. HSF provides Logistics Services on Working Days, in accordance with the applicable Warehouse working hours and Order fulfillment hours.
5. HSF reserves the right to refuse to perform Logistics Services without incurring any liability or negative consequences for the Client in the following cases:
1) if the Goods that are to be or have already been introduced into the Warehouse do not meet the requirements specified in the GTCPLS;
2) if the Client has not provided a detailed description of the Goods in accordance with the requirements of the General Terms and Conditions of Use;
3) if the Order is inconsistent with the provisions of the GTCPLS.
6. In the event of refusal to perform Logistic Services, HSF undertakes to immediately notify the Client of the refusal and indicate the reason for such decision. HSF will make every effort to provide alternative solutions that may enable the performance of Logistic Services, however, to the extent and on terms acceptable to both Parties.
7. In the event of the Client's delay in paying all or part of the remuneration or other receivables due to HSF, HSF is entitled - regardless of the right to charge appropriate interest and other rights resulting from applicable regulations - to refuse to provide Logistic Services until the Client has paid the entire outstanding remuneration. In such a case, HSF is entitled to transfer the Client's goods to a separate part of the warehouse (i.e. not intended for rotating goods) and charge the Client a separate rate for this.
§ 5 [Goods]
1. The Client undertakes that the Goods that will be the subject of the Logistics Services:
1) will meet the criteria and requirements specified in the submitted Order;
2) they will not pose a threat to the Warehouse or goods of other HSF Clients stored in the Warehouse, in particular they will be free from pests, will not emit intense odours and will be secured in a way that allows their safe storage and handling in the Warehouse. HSF does not provide services in relation to goods considered dangerous (ADR) within the meaning of the European Agreement concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Road of 30 September 1957.
3) they will meet all requirements arising from the provisions of Polish and European Union law, in particular in the field of food law, possession of markings, certificates and submission of notifications or registrations with the appropriate bodies or registers, necessary to introduce them into circulation in the territory of the European Union, including Poland.
2. HSF does not check the Goods upon receipt at the Warehouse to see if they meet the requirements specified in paragraph 1 above; verification of the Goods is based on checking the correctness of the documentation and product markings
3. The Ordering Party is obliged to immediately inform HSF if the Goods that are to be or have already been introduced to the Warehouse do not meet the requirements specified in paragraph 1 above, in particular, although not exclusively , due to exceeding the maximum quantities of Goods in relation to the quantities specified in the Order or introducing Goods into the Warehouse that, in accordance with the General Terms and Conditions of Storage, cannot be stored in the Warehouse. In the case referred to above, the Ordering Party is obliged to provide HSF with a detailed description of the Goods.
4. If the Goods do not meet the requirements specified in paragraph 1 above or if the Client has not provided HSF with a detailed description of the Goods, HSF may:
1) call on the Client to collect all Goods located in the Warehouse within the specified time;
2) transfer the Goods to another warehouse at the sole expense and risk of the Client.
§ 6 [Liability]
1. Unless otherwise provided for in the GTCPLS, and subject to mandatory provisions of law, HSF's liability towards the Client shall be limited exclusively to the actual loss incurred directly as a result of culpable failure to perform or improper performance of the GTCPLS by HSF.
2. HSF is responsible for the Goods from the moment they are accepted in the Warehouse until they are released from the Warehouse in accordance with the Order. The responsibility covers damages resulting from loss, shortage or damage to the Goods.
3. Subject to mandatory provisions of law, HSF shall not be liable for damages:
1) if he could not prevent their occurrence despite exercising due diligence,
2) resulting from circumstances attributable to the Client or a third party for whom HSF is not responsible, even if such circumstances were not caused by HSF's fault,
3) resulting from the proper execution of Orders,
4) resulting from the natural properties of the Goods or their defects,
5) regarding the lack of or damage to Goods inside an intact logistic unit (e.g. originally wrapped Pallet), as well as when the losses of Goods do not exceed the permissible limit of 0.02% of the volume,
6) related to lost profits, unrealized gains, unachieved savings, paid contractual penalties and other indirect losses,
7) resulting from force majeure,
8) resulting from incorrect or incomplete information provided by the Client, including incorrect data concerning the Goods or their storage conditions.
4. The amount of compensation due to the Client for damage to the Goods incurred during storage, for which HSF is liable, is determined on the basis of the replacement value of the Goods, understood as the cost of their production or acquisition (net).
5. The Client is obliged, at the request of HSF, to release HSF and its employees and representatives from any liability towards third parties, as well as to reimburse all documented damages, costs and expenses incurred by HSF in connection with third party claims, arising directly or indirectly as a result of the Client's failure to perform or improper performance of obligations resulting from the GTCPLS. The Client is liable for all documented costs of compensation paid by HSF to third parties in connection with the destruction, damage or disposal of Goods belonging to such persons, as well as all documented losses, costs and expenses related to damage to the Warehouse or other property of HSF, if such losses, costs and expenses were the result of the Client's failure to perform or improper performance of obligations specified in the GTCPLS.
6. The Client is obliged to report any damage to the Goods immediately, no later than 7 days from the date on which the damage was discovered or could have been discovered. Failure to report within this period results in the loss of the right to claim against HSF in respect of the damage.
7. HSF shall not be liable for any delays in the execution of Orders resulting from circumstances beyond its control, including but not limited to: traffic jams, infrastructure failures, external transport disruptions, blockades or other events beyond HSF's control.
§ 7 [Insurance]
1. Insurance of the Goods and any other property of the Client against risks related to accidental events such as fire, lightning, explosion, flooding, aircraft crash and others, remains the responsibility of HSF under the terms and conditions specified in the insurance policy. The Client is entitled to cover the Goods with additional insurance if it deems it justified.
2. HSF declares that it has civil liability insurance related to the provision of Logistic Services. It undertakes to maintain this insurance coverage throughout the entire period of validity of the GTCPLS. At the written request of the Client, HSF will provide documents confirming the existence of appropriate insurance coverage.
§ 8 [Complaints]
1. In the event of detecting defects, discrepancies or other problems related to the provisions of the Logistics Service, the Client may submit a complaint in writing immediately, no later than within 7 days from the date of detecting the defect.
2. Complaints should be sent to the following e-mail address: outbound@hsf-ecommerce.com or to the HSF headquarters address.
3. The complaint should include: a) the designation of the Order to which the complaint relates, b) a detailed description of the defect or non-conformity; c) evidence confirming the submission of the complaint by the recipient of the Goods, whereby comments regarding the condition or deficiencies of the Goods should, under penalty of subsequent rejection of the complaint, be entered in the acceptance protocol constituting part of the transport documentation or a document of a similar nature, d) the Client's request regarding the method of resolving the problem.
4. HSF undertakes to consider the complaint within 30 days of its receipt.
5. If additional explanations or information are required, HSF will inform the Client about the extension of the complaint consideration period by another 14 days.
6. If the complaint is accepted, HSF will issue a credit note to the Client.
7. If the complaint is rejected, HSF will inform the Client in writing of the reasons for rejection.
8. Complaints will not be accepted if the deadline for filing a complaint specified in paragraph 1 above has expired.
9. The Client has no right to charge HSF with any amounts due before the complaint is filed and considered.
10. Submitting a complaint does not suspend the deadline for payment of remuneration for the Logistics Services provided, including the Logistics Service to which the complaint relates.
§ 9 [Prohibition of assignment and set-off]
1. The Client may not transfer its rights and obligations under the Agreement to a third party without HSF's consent.
2. The Client is not entitled to offset against HSF any receivables due to the Client against HSF – without obtaining the prior written consent of HSF.
§ 10 [Termination of the Agreement]
1. HSF is entitled to terminate the Agreement with immediate effect if:
1) The Client is in delay with the payment of remuneration to HSF for at least 30 days, in which case, in the absence of immediate collection of the Goods from the receipt of the notice of termination of the Agreement, the rates specified in § 4 section 7 shall apply.
2) The Client violates the provisions of the GTCPLS.
2. In the event of termination or expiration of the Agreement, the Client is obliged to collect all Goods located in the Warehouse:
1) on the date of termination of the Agreement – if the Agreement was terminated with observance of the notice period;
2) within 5 Working Days from the date of termination of the Agreement – if the Agreement was terminated without notice.
3. In the event of a delay in the receipt of the Goods referred to in paragraph 2 above, HSF shall be entitled to charge the Client an additional storage fee in accordance with § 4 paragraph 7.
4. If the delay in receiving the Goods exceeds 90 days, the Goods located in the HSF Warehouse will be deemed abandoned by the Client with the intention of disposing of their property. HSF will then be entitled to dispose of the Goods, in particular through their liquidation (disposal) or sale. The Client shall bear the costs of disposing of the Goods by HSF, which will not be covered by the receivables received by HSF for this purpose, and releases HSF from any liability resulting from HSF exercising its right to dispose of the Goods.
§ 11 [Confidentiality]
1. The Client undertakes to maintain absolute confidentiality of all terms, subject matter, content, method of performance of the Agreement, business, financial, technical, operational and non-public information of a similar nature, as well as any other information provided by HSF under the Agreement.
2. Disclosure of the content of the Agreement to third parties or persons is possible only in a situation where it is necessary due to special circumstances, but only to the necessary extent. This reservation does not apply to situations in which authorized state bodies will demand the Client to submit information or documents in the matter and scope specified in the provisions of common law.
3. The above provisions also apply to third parties if they perform any part of the Agreement at the request of the Client.
4. The Client undertakes to keep in absolute secrecy and not to transfer or disclose without HSF's consent confidential information obtained during the performance of the Agreement, in particular trade secrets and company secrets of HSF. The Client shall be fully liable for damages incurred by HSF, if they arise as a result of the Client's failure to maintain confidentiality or as a result of the Client making this information available to third parties.
5. The Client shall use the Information solely in connection with its relationship with HSF regarding the Agreement and shall not otherwise make any other use of such information in whole or in part. In particular, the Client shall not use, or cause to be used, any information in the course of or in connection with any other business dealings or other relationships with any natural or legal person or entity.
6. The obligations referred to above apply to the Client throughout the duration of the Agreement and for 5 years after its termination.
§ 12 [Sending invoices in electronic form]
1. The Client consents to the sending of invoices and their corrections and debit notes in electronic form by HSF to the e-mail address indicated in the text of the Agreement.
2. The Client undertakes to accept the invoices referred to in paragraph 1 above in paper form if technical or formal obstacles prevent the sending of invoices electronically.
3. The Client declares that it is aware that the declaration of acceptance of invoices sent electronically may be withdrawn, as a result of which HSF loses the right to send invoices to the Client electronically, starting from the day following the day of receipt of the notification of withdrawal of acceptance. Withdrawal of acceptance may only occur in writing – by registered letter to HSF's address.
§ 13 [Personal Data Protection]
1. Personal data of employees and other representatives of the parties disclosed to the other party in connection with the conclusion of the Agreement and the performance of individual Logistic Services will be processed solely for the purpose of exercising the rights and obligations resulting from the Agreement and the GTCPLS. If, during the provision of Logistic Services, the Client entrusts HSF with the processing of personal data, an agreement on entrusting the processing of personal data will be concluded between the parties.
2. The Parties warrant that they have obtained personal data transferred to the other party in accordance with the law and that they are entitled to transfer personal data to the extent necessary for the performance of the Agreement and the implementation of individual Logistics Services.
3. HSF declares that detailed information on the processing of personal data by it is available in the Privacy Policy available at: https://www.hsf-ecommerce.com/datenschutz
§ 14 [Force majeure]
1. For the purposes of these GTCPLS, "force majeure" means an event that is beyond the control of either party and could not reasonably have foreseen or prevented. These include, among others: strikes, lockouts, fires, floods, natural disasters such as earthquakes, landslides, violent atmospheric phenomena (hurricanes, storms), weather conditions that prevent the provision of Logistics Services, wars, riots, hacker attacks , actions of public authorities leading to nationalization, expropriation, destruction or damage to the property of the Parties, preventing the conduct of business activities, changes in legal regulations, court decisions, embargoes, international sanctions, as well as interruptions or restrictions in the supply of media (electricity, water, gas, telecommunications services).
2. Neither Party shall be liable for failure to perform or improper performance of obligations arising from the GTCPLS, or for delay in their performance, if such failure to perform, improper performance or delay results directly from the occurrence of a force majeure event, provided that:
1) The party invoking force majeure could not prevent the effects of the event by taking appropriate preventive measures, taking into account all known or foreseeable circumstances before the occurrence of the event,
2) This party has taken all possible measures to minimize the effects of force majeure and, to the extent practicable, has attempted to fulfill its obligations under the GTCPLS.
3) The Party invoking force majeure is obliged to immediately inform the other Party of the event that occurred, its nature and expected impact on the performance of obligations.
4) 3. If the force majeure situation lasts longer than 30 days, HSF is entitled to terminate the Agreement in accordance with § 10.
§ 15 [Final provisions]
1. Any disputes arising from the Agreement will be resolved by a common court in Poznań.
2. In matters not regulated in the Agreement and the GTCPLS, the provisions of generally applicable Polish law, in particular the Civil Code, shall apply.
3. Any additions, changes or termination of the Agreement must be made in writing under penalty of nullity.
4. GTCPLS has been prepared in Polish and English language versions. In the event of any discrepancies between the two language versions, the Polish version shall prevail.
5. If any provision of these GTCPLS proves invalid, this shall not affect the remaining part of the GTCPLS.
6. The Client undertakes to inform HSF of any change in its correspondence address. In the event of failure to comply with this obligation, correspondence sent to the last known address will be treated as properly delivered.
7. In the event of any discrepancy between the provisions of the Agreement and the GTCPLS, the provisions of the Agreement shall apply.
8. The Contractor reserves the right to change the GTCPLS, including repealing or replacing them with new conditions, at its own discretion. These changes will be published in advance on the Contractor's Website or in another way. The Client is obliged to regularly check the current content of the GTCPLS on the website.
9. Changes to the GTCPLS shall enter into force 14 days after their publication, unless HSF specifies a later date. The consent of the Client is not required, and the changed GTCPLS shall apply to all Logistics Agreements, including those concluded before the change. The Client shall have the right to terminate the Logistics Agreement with a 14-day notice period, with the previous GTCPLS remaining in force until that time. The Client shall have the option to terminate the agreement until the new GTCPLS enter into force.
10. GTCPLS are available on the HSF Website.
11. GTCPLS are effective from April 1, 2025.